发生方计算机应用系统生成原始用户数据 ；2、发生报文的数据影射与翻译（影射程序将用户格式的原始数据报文展开成平面文件，以便使翻译程序能够识别；翻译程序将平面文件翻译成EDI格式文件；平面文件是用户原始资料格式与EDI标准格式之间的对照性文件）。

在国际、国内贸易活动中使用EDI业务，以电子文件交换取代了传统的纸面贸易文件（如订单、发货票、发票）双方使用统一的国际标准格式编制文件资料。

利用电子方式将贸易资料准确迅速地由一方传递到另一方，是发达国家普遍采用的“无纸贸易手段”，也是世贸组织成员国将来必须使用和推广的标准贸易方式。

使用EDI的主要优点有：（1）降低了纸张文件的消费。

（2）减少了大量重复劳动，提高了工作效率。

（3）使得贸易双方能够以更迅速、有效的方式进行贸易，大大简化了订货过程或存货过程，使双方能及时地充分利用各自的人力和物力资源。

（4）可以改善贸易双方的关系，厂商可以准确地估计日后商品的需求量，货运代理商可以简化大量的出口文书工作，商业用户可以提高存货的效率，提高他们的竞争能力。

以上内容参考：百度百科-电子数据交换。